Az ügyfelek által elkövetett leggyakoribb hibák
Szerző: Kormos János (fixaidea munkatársa)
A szakmában töltött évek alatt számtalan ügyféllel (kicsikkel, nagyokkal) dolgoztam együtt számtalan szerepben (fejlesztő, projektvezető, részlegvezető). Ezen évek alatt kristályosodtak ki azok a hibák, amik igen gyakoriak az ügyfelek részéről és amelyek a projekt végeredményét, határidejét igen nagy mértékben negatívan befolyásolják. Melyek ezek a tipikus hibák?
Felkészületlenség
Nagyon sok esetben találkoztam azzal, hogy az ügyfelek felkészületlenül kérnek és fogadnak el ajánlatot. Mit is értek ezalatt? Semmiképpen sem azt, hogy az ügyfél ismerje az „on-line jelenlét” minden csínját-bínját! De tisztában kell lennie néhány dologgal ahhoz, hogy jól válasszon fejlesztő céget, és hogy igazán jó megoldást vásároljon pénzéért. Ezen ismeretek megléte saját érdeke, hiszen ennek hiányában nagy valószínűséggel a pénzét szórja ki az ablakon.
Mit tehetsz annak érdekében, hogy te ne kövesd el ezt a hibát?
Légy felkészült, még mielőtt fejlesztő céget választasz.
Megspórolni a specifikációt
Az írott specifikáció minden komolyabb rendszer, alkalmazás fejlesztésének iránymutatója. Ennek megspórolása egy átgondolatlan, megtervezetlen alkalmazást fog eredményezni. Természetesen nem arról beszélek, hogy egy nagyon egyszerű, néhány oldalból álló honlapot specifikáljanak agyon. De ha már egy egyedi fejlesztésű modul vagy alkalmazás készül, akkor azt célszerű még a fejlesztést megelőzően specifikálni. Minél bonyolultabb az adott alkalmazás, annál részletesebb specifikációt igényel.
A specifikáció megléte mindkét félnek jó. A fejlesztő cégnek azért, mert pontosan előre kigondolták és lefixálták a működést, melyet a megrendelő átnéz (átgondol) és elfogad. Ez a későbbi módosítási igényeket is könnyebben kezelhetővé teszi. A megrendelő oldaláról hasznos, mert már a fejlesztés előtt, a specifikáció elfogadásakor „rákényszerül” az alkalmazás működésének átgondolására. Ezzel számtalan későbbi módosítás, „kidobom-újrafejlesztetem” ráfordítás megtakarítható. Tehát megrendelőként is ragaszkodj az írott, ésszerű specifikációhoz. Ez valószínűleg pénzedbe fog kerülni, de jóval kevesebbe, mint ha megpróbálnád ezt megspórolni, és később a sorozatos módosítások miatt kényszerülsz kifizetni. Mivel a specifikáció elkészülte a fejlesztő cég érdeke is, ezért többnyire a specifikáció valódi díját valamilyen elven mérsékelni szokták.
Határozott cél nélkül
Nincs határozott céljuk, stratégiájuk az internetes megjelenéssel, legyen az akár egy egyszerű honlap, vagy akár egy webáruház... Kevesen ismerik fel a benne rejlő igazi lehetőségeket. A web egy rendkívül költséghatékony kommunikációs csatorna, melyen keresztül nemcsak az ügyfelekkel való kapcsolattartás valósítható meg, de a cégről alkotott kép is jól építhető. E mellett bizonyos termékek értékesítésére alkalmas „közeg”. Határozott cél nélkül csak céltalan honlapot lehet készíteni, ami nem nyújt valódi funkcionalitást, és nem kommunikál semmi lényegeset. Sablon brossúra-oldal születik...
Kerüld ezt el! Tűzd ki céljaid, melyek biztosan eredeztethetőek üzleti céljaidból. Ezek alapján építtesd fel internetes jelenléted.
Nyomtatott prospektus a webre
Talán a leggyakoribb hiba, hogy amikor a fejlesztő cég befejezi az internetes alkalmazás fejlesztését és a honlap elérhetővé válik a nagyközönség számára, azt gondolják a megrendelők, hogy végre ELKÉSZÜLT (így csupa nagybetűvel), és nem kell vele foglalkozni egy „jó darabig”. Ez sokszor táplálkozik már eleve abból, hogy valójában maga a honlap is a megrendelő nyomtatott termék, illetve cégismertetője alapján készül, egy az egybe másolva azt, figyelmen kívül hagyva az Internet kínálta interaktivitást, lehetőségeket. Ez igen súlyos hiba.
Bármilyen célunk is van az internetes megjelenésünkkel, ahhoz hogy elérjük, látogatókra van szükségünk. Sok-sok látogatóra. Ehhez viszont az kell, hogy rendszeresen frissítsük, újabb és újabb – a látogatók számára érdekes – tartalmakat, szolgáltatásokat tegyünk elérhetővé, ezzel élővé varázsolva webhelyünk.
Késlekedő ügyfél
Sokszor maga az ügyfel akasztja meg, illetve késlelteti a fejlesztést azzal, hogy nem tudja a megbeszélt ütem szerint biztosítani a fejlesztők számára szükséges anyagokat, nem hozza meg időben a szükséges döntéseket. Ez persze többnyire együtt jár a teljes ütemterv felborulásával.
Egészen apróságokon is sok múlhat. Részt vettem egyszer egy komoly projektben ahol, egy több nyelvű, több száz oldalas portált készítettünk, számtalan funkcióval, az ügyfél azonban hihetetlen sok időt eltöltött bizonyos látványbeli elemek, színek kiválasztásával, háttérbe szorítva az igazán fontos munkát és döntéseket. Persze a vége egy kapkodva és éjjel nappal munkával töltött, határidőn túl elkészült munka lett.
Bizonytalan, kapkodó ügyfél
Sokszor előfordult probléma, hogy az ügyfél a fejlesztés közben gondolja meg magát bizonyos tartalmak vagy funkciók tekintetében. Sőt van, hogy zsinórban többször is. Ez különösen akkor lesz nagy probléma, ha nem készült specifikáció. Az ilyen jellegű módosítások jelentősen képesek rontani a fejlesztők munkamorálját, hiszen azt látják, hogy a szívvel-lélekkel elkészített munkájukat az ügyfél határozatlansága miatt kidobják, és kezdhetik előlről az egészet, sokszor az eredeti határidő szorításában. Ez olyan - az ügyfél szemszögéből - apróságnak tűnő esetben még inkább kiütközik, amikor – a fejlesztők szemével nézve – gályamunkát kell megismételni, mint például amikor a honlap szöveges tartalmát már betördelték, megformázták, feldolgozták, majd az ügyfél egyszer csak azzal áll elő, még a munka átadása előtt, hogy „ja módosítottunk egy kicsit, itt az új”. Többnyire meg sem jelölve a módosítást, csak átadva a több oldalnyi anyagot.
Mik azok, amikre különösen oda kell figyelned?
- végleges szöveges anyagok,
- grafikai feldolgozásra szánt képi anyagok,
- adatállományok, melyekből „kézzel kell összeállítani” valódi adatbázist
Ha mégis módosításra szorul az átadott anyagod, akkor figyelj rá, hogy ne csak átadd az új verziót, hanem gondoskodj arról is, hogy követhető legyen benne a végrehajtott változás.
Döntési jogkör nélkül
Nagy szervezetek esetén megfigyelhető, hogy ugyan kijelölnek a maguk oldaláról egy munkatársat, aki intézi, koordinálja a projektet, de sokszor nem rendelkezik igazi döntési jogkörrel. Még a legapróbb dolgokat is „jóvá kell hagyatnia”. Ez rendkívüli módon hátráltatja a projektet. Mindig legyen kijelölve megrendelői oldalról is egy személy, aki felel az adott projektért és ha kijelöltük, akkor bízzuk is rá a döntéseket!
Mindenáron árajánlat
Sokszor akarnak úgy árajánlatot kicsikarni a megrendelők, hogy igazából nem definiálják pontosan mit is szeretnének, mik az elvárásaik (talán azért, mert nincsenek is tisztában az elvárásaikkal), de azért adjunk rá ajánlatot. Mindig azzal a felkiáltással kérik ezt, hogy csak irányárat mondjunk.
Mi, a fixaideanál ettől mindig elzárkózunk és a következő eljáráshoz ragaszkodunk:
- az ügyfél írásban foglalja össze elképzeléseit és küldje el, azért, hogy felkészülten tudjunk már az első találkozón megjelenni
- személyes találkozó keretében beszéljük át igényeit és felvetjük ötleteinket is, figyelve mi mennyire kelti fel az érdeklődését
- írásos, részekre bontott árajánlatot adunk a megbeszéltek szerint.
(Természetesen ha tenderen indulunk, akkor nem lehet ehhez a sémához ragaszkodni, de mindig törekszünk rá, hogy amennyire lehet - a tenderkiíráson túl is - jól megismerjük ügyfelünk igényét és megfelelő módon felkészülhessünk.)
A fenti eljárást követve mindig nagyságrenddel kidolgozottabb és az ügyfél igényeihez szabott ajánlatot tudunk készíteni. Ez pedig az ügyfél javát és megelégedését is szolgálja!
Látvány mindenekelőtt?
Nagyon kevés ügyféllel találkoztam, aki ne helyezett volna nagy hangsúlyt a készülő honlapjának látványbeli megjelenésére. Ezzel nincs is semmi baj. Azonban rengeteg olyan ügyfelet láttam, aki nem vette észre, hogy ettől sokkal fontosabb a színvonalas tartalom- és funkcionalitás-kialakítás. Míg a látvány kialakítására túl sokat költenek, addig a tartalomra és funkcionalitásra alig fordítanak valamit. Sajnos sok esetben nem is látják ezt az eltúlzott fordított arányt. Nem győzőm hangsúlyozni: mindig a tartalommal és funkcionalitással törődjünk elsődlegesen, hisz ez hozza a visszatérő látogatókat. A hangsúly a visszatérőn van! Mert hiába szép honlapunk, ha nincs rajta érdekes és frissülő tartalom, hasznos funkcionalitás, nem fognak visszatérni látogatóink.